Demande d'autorisation d'un événement
Ai-je besoin d'une autorisation ?
Vous organisez une activité publique (kermesse, week-end récréatif, bal, brocante, grand feu, course VTT, marche,...) ? Qu’elle ait lieu sur un terrain privé ou sur le domaine public, en plein air ou dans un lieu couvert, si l'activité est librement accessible au public, il y a lieu d’introduire une déclaration ou une demande d’autorisation auprès du Collège communal, conformément aux dispositions de la Zone de Police Centre Ardenne et du Service régional Incendie.
Seuls les événements privés qui n’ont pas d’impact sur le domaine public et les activités des clubs et associations dans leurs lieux habituels ne sont pas soumis à cette obligation.
> Vous n'êtes pas certain de devoir introduire une demande? Consultez la FAQ reprise sur cette page.
Plateforme en ligne :
Formulaires utiles :
- Plan d'occupation du domaine public - Mesures de circulation
- Demande d'autorisation d'une course cycliste
- Mise à disposition du chapiteau communal :
Dans le cas où un tracé doit être communiqué (courses vélo, courses à pied, randonnées, rallyes, tournées de villages,...), merci de fournir le ou les circuit(s) sous format GPX.
Min. 60 jours à l’avance
Le formulaire doit être introduit au minimum 60 jours calendrier avant la date de l’événement.
Ce délai est nécessaire pour permettre à tous les services concernés par la sécurité de se concerter et, le cas échéant, de prévoir des mesures de sécurité préventives afin d’éviter les risques pour l’organisateur et les participants.
Toute demande arrivée tardivement ne pourra être examinée avec, pour conséquence, l’interdiction d’organiser l’événement.
Que dois-je compléter/envoyer ?
- Obligatoire : Le formulaire de déclaration ou de demande d'autorisation : via le site https://demeve.luxembourg.be/
- Obligatoire : Un plan de situation en vue aérienne, avec échelle et localisation des éventuelles infrastructures (chapiteau, tonnelle,...) provenant de WalOnMap ou de tout autre service de cartographie permettant de réaliser le plan.
- Le formulaire "Plan d’occupation du domaine public" - Mesures de circulation à prévoir - À joindre obligatoirement lorsque des mesures de circulation sont à prévoir (limitation de vitesse, interdiction de stationner, interdiction de circuler). Un plan précis concernant ces mesures de circulation doit joint. Tous les champs du formulaire doivent être complétés.
- Le cas échéant : Un permis d’environnement doit être obtenu pour l’organisation de compétitions de véhicules automoteurs (moto-cross, auto-cross, rallye, etc.). Contactez le service Urbanisme pour plus de précisions.
- Circuits/tracés : dans le cas où un tracé doit être communiqué (courses vélo, courses à pied, randonnées, rallyes, tournées de villages,...), merci de fournir le ou les circuit(s) sous format GPX.
- Courses cyclistes : voir ci-dessous.
Qui consulte le dossier ?
Votre dossier passe par différents services :
- Le service Festivités de l’Administration communale qui vérifie si le dossier est complet.
- Le coordinateur PLANU de notre Commune
- Les services de sécurité et secours de la Province de Luxembourg :
- La Zone de secours Luxembourg ;
- La Zone de Police Centre Ardenne ;
- Dans certains cas, en fonction de l'événement : les secours médicaux, sanitaires et psychosociaux.
Ces services réalisent une analyse du dossier au niveau sécurité et transmettent leur avis au Collège communal. Cet avis comprend une analyse de risques de l’événement et les règles de sécurité à appliquer.
Ai-je d'autres obligations ?
Le formulaire en ligne ne vous dispense pas de prendre les autres dispositions légales ou réglementaires liées à l’organisation d’un événement public :
- Diffusion de musique : demande à effectuer auprès d’Unisono (organisme qui perçoit les droits d’auteur et les droits voisins) au moins 5 jours avant votre événement. Plus d’infos sur www.unisono.be.
- Gobelets réutilisables : les gobelets jetables (plastique, carton) ne sont pas autorisés. Vous devez opter pour des gobelets réutilisables. Retrouvez ici le Règlement communal relatif à l'interdiction de l'utilisation des gobelets en plastique à usage unique lors des événements en espace public. Retrouvez aussi le Vademecum dans les liens utiles, ci-dessous.
- Affichage publicitaire le long des routes : introduisez une demande par écrit à l'attention du Collège communal et transmettez-la au service Festivités (coordonnées ci-dessous).
- Balisage temporaire en forêt : pour une marche, un trail, une balade VTT, une balade à cheval qui passe en forêt, introduisez de manière électronique votre demande d’autorisation de balisage temporaire auprès du DNF. Plus d'infos sur le site de la Wallonie.
Cas particulier : les courses cyclistes
Des règles spécifiques sont prévues pour l’organisation des courses cyclistes (y compris duathlons et triathlons) ainsi que pour l’organisation de courses tout-terrain comme les cyclo-cross et les courses de VTT.
Le formulaire "Demande d'autorisation d'une course cycliste" doit être complété par l’organisateur. La demande d’autorisation doit se faire au minimum 14 semaines avant le jour de la course. L’organisateur devra obtenir une autorisation de tous les Bourgmestres des communes sur le territoire desquelles ces épreuves ou compétitions ont lieu.
> Retrouvez ici l’ensemble des dispositions prévues pour l’organisation des courses cyclistes.
Une question ?
Pour toute question relative à l'organisation de votre événement, n'hésitez pas à contacter le service Festivités de l'Administration communale (coordonnées ci-dessous).